广东石油化工学院贵重仪器设备管理暂行办法
广油[2009]129号
第一条 为加强贵重仪器设备管理,提高使用率,发挥经济效益和社会效益,结合学校实际,制定本办法。
第二条 贵重仪器设备界定 单价在人民币10万元(含)以上的仪器设备为贵重仪器设备(教高[2000]9号文)。
第三条 计划管理
(一)贵重仪器设备的建设规划及购置计划,要以学校、本学科的规划为依据,通盘考虑,合理布局,努力实现共享。
(二)申请购置贵重仪器设备审批程序。先由教学、教辅单位专家组(专家组由教学、教辅单位分管实验室领导、相关实验室主任及学科专家或聘请校外专家组成)进行可行性论证,填写申购审批表,教学、教辅单位主管领导、专家组长分别签名后送设备主管部门(属科研经费购置的,应先108送科研主管部门审批,再送设备主管部门)。设备主管部门签署意见后,报校长审批或经校长办公会议讨论通过。
(三)贵重仪器设备申购审批表的主要内容
1、申请理由(可行性):要求着重说明三方面的问题:工作任务的必要性,对工作量的估算;零配件供应渠道和经费来源;投资效益预测。
2、条件准备:安装地点;技术负责人姓名、职称;维护保管人姓名、职称;需购置的辅助设备名称、单价、台(件)数、总金额、经费来源。
3、选型论证:要从国内外市场现有同类产品的技术性能、质量、价格等方面进行比较,论证选型依据的正确性。
4、 技术参数一览表(设备清单)。
(四)贵重仪器设备申购审批表经批准后,任何个人不得变动。如确需变动,则应另填审批表,按审批程序重新申请。
第四条 验收、安装、调试
(一)订货合同生效后,设备主管部门会同相关单位及技术负责人等组成验收小组,立即投入验收准备工作。
(二)仪器设备到货前,验收小组要对安装条件逐条检查落实(安装地点,安装地点的水、电,设备环境条件、检测设备等)。
(三)制订验收方案,准备验收用的仪器设备、试验用的样品等。
(四)设备到达后,应尽快组织验收。并在规定时间内验收完毕。验收中要注意下列事项:
1、外观验收,如有破损,应保存证据,以备后用。
2、数量验收,实际数量与装箱单、合同、发票逐一核对。
3、型号验收,将收到的实物与合同规定,装箱单逐一核查。
4、质量验收,按合同规定,仪器设备说明书的指标,查验各技术指标的性能情况。
5、做好安装、验收、调试的记录。记录中应有验收时间、地点、参加人员、试验参数、性能指标。调试结束,参加人员要在安装、调试验收文件中签名。
6、安装、调试、验收工作,一定要在索赔期截止前30天完成。验收不合格,验收小组和设备主管部门会同相关单位向供货方索赔,更换或退货。安装、调试、验收的所有文件材料,要在索赔期结束之前20天交到设备主管部门。
7、验收、调试合格后,要立即投入运行。在保修期内,要反复测试仪器设备的各项技术指标。
8、验收人员由供货方、用户、设备主管部门、招投标部门、审计部门组成。
第五条 贵重仪器设备的使用管理
(一)贵重仪器设备实行专管共用。 对于通用性强、可为多学科服务的贵重仪器设备应集中管理使用,为全校开放或对外开放。
1、集中于校级实验中心的贵重仪器设备,要制订为全校或对外服务的规章制度。
2、分散于教学、教辅单位的贵重仪器设备,不论经费来源如何,原则上都由教学、教辅单位管理。(尚无二级实验平台,由教学、教辅单位指定一个实验室代管。不论放在何种实验室,使用安排权都属于教学、教辅单位领导。)分散于教学、教辅单位的贵重仪器设备,如果要向全校或对外111开放,必须规定固定时间,有专人负责管理,同时要制订为全校或对外服务的有关规定。
3、贵重仪器设备对校内外开放,设备主管部门会同教学、教辅单位、财务部门、审计部门制订收费标准。收取的费用,主要用于设备的运行维护费。
(二)贵重仪器设备使用管理要实行岗位责任制。
1、指定技术负责人,技术负责人必须由中级以上职称、熟悉该项工作的人员担任。技术负责人对贵重仪器设备安全运行维护保养。
2、未经技术负责人同意,任何个人不得启动仪器设备。否则,由此引起的一切责任,皆由个人负责。
(三)贵重仪器设备实行上机证制度。
(四)每台贵重仪器设备都要有下列管理制度:
1、操作规程,维护保养制度;
2、使用登记表。每次使用中,要有保管人、使用人双方的签名;
3、交接班制度。使用前后,办理好交接手续。
第六条 贵重仪器设备的修理
(一)贵重仪器设备修理,要立足于校内外结合,校内逐步建立一支专职兼职相结合的维修队伍。保修期内,由使用单位和设备主管部门共同负责,联系供货方来校修理。厂家来校修理时,校内使用、修理人员要跟班现场学习。保修期外,在校内维修队伍有较大把握的基础上,且零配件(或代用件)可买到时,自己修理。否则,联系校外保修点或厂家来校修理。
(二)贵重仪器设备修理报批手续。先由用户填写维修设备审批表报修单,单位分管领导签署意见后,2千元以下维修费的报修单送设备主管部门审批。2千元至3万元维修费的报修单由分管校领导审批。
第七条 贵重仪器设备申请报废手续。按《广东石油化工学院国有资产管理暂行办法》办理。
第八条 贵重仪器设备的档案管理
(一)归档范围
1、仪器设备购置资料:贵重仪器设备申购审批表、合同书、结算单(包括发票副本);报关单、保险单、商检证、运输单等,由设备主管部门归档,指定专人负责。
2、随机资料:装箱单、合格证、使用维护说明书、调试、验收文件(测试数据、性能鉴定材料);技术图纸、照片、操作规程及安装说明书等,由使用单位归档。
3、运行记录和设备功能开发记录,由使用单位归档。
4、维修资料:检修记录、故障记录、重大事故调查处理报告等,由使用单位归档。
5、自制设备资料:设计、试制、鉴定过程中的所有图纸、数据和批准文件材料等,由使用单位归档。
(二)管理机构
1、设备主管部门设兼职档案管理员(资料员),负责收集、整理归档和管理档案文件资料。
2、使用单位指定专人(贵重仪器设备技术负责人兼任)保管设备运行、修理等必不可少的资料复印件。同时有两份资料的,只归档一份;只有一份使用说明书的,先归档,再由技术负责人借出使用。
(三)保存期限:贵重仪器设备档案保存期限和设备的使用年限同步。
第九条 凡办法中未提及的各项事宜,按《广东石油化工学院教学科研仪器设备管理暂行办法》的规定执行。
第十条 本办法自公布之日起执行。原《广东石油化工学院精密贵重仪器设备管理暂行办法》(广东石油化工学院[2003]53号)停止执行。
第十一条 本办法由学校授权实验室与设备管理处负责解释