第一章 总则

第一条 为加强后勤物资采购管理，提高采购效率，减少采购漏洞，结合学校新修订相关制度，特制定本办法。

第二条 本办法所指的物资采购是指未达到《广东石油化工学院招标管理办法》（广石化院【2015】49号）规定额度的物资设备采购，包括水电材料、办公耗材、其它低值易耗品及花卉农资等物资采购。

第三条 使用学校资金或各独立核算单位自有资金使用均适用本办法。

第二章 物资采购立项管理

第四条 根据学校的办学需要，各单位计划采购物资的须办理立项手续。5000元以下专项物资采购，填写《后勤处零星物资请购单》，由分管处领导审批；5000元及以上的专项物资采购，由各单位填写《广东石油化工学院物资采购立项审批表》，通过学校办公OA流程逐级审批。5000-50000元（含50000元）专项物资采购立项由业务分管校领导审批；50000-100000元（含100000元）专项物资采购立项由分管财务校领导审批；100000元以上的专项物资采购立项提交院长办公会审批；食品生产耗材、水电运营耗材等于上一年度12月前进行预算，经审核后下一年度按预算执行。

第五条 为提高资金使用效率，各单位年度物资采购要加强计划编制，每年的十二月要提交下一年度的日常耗材总体采购计划及单月分解采购计划。维持生产经营运行类物资采购计划可根据月份执行情况进行调整。

第六条 各单位提出物资采购立项申请时，负责前期预算工作，内容包括物资的明细要求、等级及预算方案等。维持生产经营运行类物资采购，按分区分类，实行每月一结，并填写《后勤处运行费支出月结表》。

第三章 物资采购招标管理

第七条 后勤处维持生产经营运行类物资采购实行供应商定点采购制度，供应商每年通过招标形式确定，每类物资供应商多少依据采购数额大小确定3-5家。后勤处每年对供应商进行供应情况考核，经考核不合格的供应商或中标后拒绝供应的供应商，列入下一年度供应商黑名单。

第八条 供应商资质确定重点考察信誉、实力及服务能力。供应商确定后，物资价格根据不同类别进行期间定价，供应商按后勤处确定的价格供货，供货价格由主办单位组织集体询价后确定，并填写《定点采购货物价格公示表》，定期在网上及主办单位公示栏进行公示。

第九条 饭堂食品实行每周定价并公示，水电材料实行学期定价并公示，药品实行按年定价并公示。部分单品采购数额较大，应当进行单品招标，供货期间按招标价格供货。

第十条 定点采购单位无法供货的物品，由主办单位填写《集体采购申请表》后，到茂名市名湖商场、广百百货茂名分店、沃尔玛商场、1加1商场或网上采购等大型商场集体采购。

第十一条 后勤处物资采购项目符合政府采购相关规定的，须进行定点采购按要求进行定点采购，需网上平台采购的进行网上采购，严格执行政府采购规定。

第十二条 后勤处各主办单位负责物资采购项目的预算制定、标书编写及中标后的合同起草、收货及办理付款手续；后勤处办公室负责审核材料、发布消息、组织招标询价、签发中标通知书、审核采购合同、参加验收及办理付款手续。

第四章 物资验收管理

第十三条 按《广东石油化工学院合同管理办法》广石化院【2014】96号要求，标的在5000元以下的服务事项、3万元以下的物资采购（政府采购除外）、5万元以下的修缮工程和能即时履行的服务事项，可以不签订书面合同。用户或主办科室根据工程性质认为应当签订合同的可以签订合同。

第十四条 5000元以下批量采购物资进校验收由主办单位2名以上人员验收，并做好相关记录。5000元及以上批量采购物资进校验收由主办单位通知后勤处验收小组派员参加验收，后勤处验收小组每月公布轮值验收员名单及电话。后勤处验收员负责监控物资数量、规格、质量及价格，同意验收时在《送货单》签字确认。为提高工作效率，集中物资送货每月不超过2次，结算时各单位按分区每月结算一次。

第十五条 供应商每次供货要准备《送货单》，送货单内容包括但不限于货物名称、规格、单位、数量、单价、金额、合计总价、单位公章、送货员签名等。

第十六条 大型设备的采购须提供设备合格证、使用说明书，并对学校管理人员进行使用方法业务培训。

第十七条 供应商中标，须严格按中标要求供货，因市场变化导致商品品牌、规格发生变更的，须《填写货物品牌规格变更申请》进行审核，否则视作违约，追究其相应的违约责任。

第十八条 各班组领用物资时须交回旧物资，没有旧物资的在领取表格上说明原因，管理人员每月汇总相关情况报告科室领导，科室领导定期对各班组（分区）使用物资情况进行抽查。

第十九条 各供应商送货员相关签证内容报后勤处办公室备案，不能随意变更，确要变更，资料需重新备案。

第二十条 各单位验收人员要加强业务知识学习，了解产品的质量要素及价格波动情况，及时向上级反馈验收意见和建议。

第二十一条 供货商交货过程中要占用马路、土地、仓库等，必须遵守学校规定并办理相关手续。

第二十二条 物资验收合格后，物资供应商开具正式发票，凭发票及送货单办理报销手续。发票背书人员包括经手人、分区（部门）负责人、中心负责人、分管处领导。送货单签证人员包括收货员（验收员）

第二十三条  5000元以下的物资采购办理结算手续须提供《后勤处零星物资请购单》一份或多份、《送货单》、《入库单》、发票；5000元及以上的物资采购办理结算手续应准备以下资料：《广东石油化工学院物资采购立项审批表》、《物资采购招标竞（议）价会议纪要》、《中标通知书》、《送货单》、《入库单》、《物资采购货物验收报告》、发票及银行账号。

第二十四条 物资报销票据签证要求：

1.报销单据须有请购人、经手人、审核人等3人以上签字确认后，报后勤处领导按程序审批。请购人一般为小区主任、饭堂主任、维修区域组长、绿化班长、清洁组长等物资实际使用人，经手人一般为收货人，审核人一般为中心负责人，审批人为处领导。一张发票可以对应多张送货单及《后勤处零星物资请购单》。

2.《送货单》要有公司送货员签名及公章，后勤处验收员签字。

3.票据顺序：《报销汇总审批表》、《发票》、《后勤处零星物资请购单》、《送货单》及其它相关材料。

第二十五条 物资采购完成后，主办科单位合办公室做好固定资产帐簿增减工作。

第二十六条 本办法由后勤服务与管理处负责解释，从2016年12月1日起执行。