各单位、部门：

为进一步加强学校新闻及重要活动声像视频档案的规范化管理，确保档案资料的完整性与可溯源，现就有关事项通知如下：

一、收集与移交要求

1.全面收集：各单位、部门彻底梳理并收集本单位（部门）自行组织拍摄的所有声像视频资料，包括但不限于会议实况、活动记录、学术研讨、文化推广等。

2.分类整理：对收集到的档案材料进行细致分类，明确区分新闻类与活动类内容，并据此填写《声像档案材料移交目录》。确保每项资料均经过仔细核对，准确无误。

3.移交方式：完成目录填写后，请携带电子视频文件，前往现代教育技术中心（西城综合楼H512室）进行实体移交；或根据提供的联系方式，通过云端平台完成在线移交。

二、归档时间要求

1.历史档案清理：为确保档案体系的完整性，请各单位、部门务必在2024年11月30日前，完成历年累积的声像档案归档工作。

2.常规归档安排：对于新产生的声像档案，建立常态化归档机制，确保每年3月底前完成上一年度全部声像档案的整理与移交工作。

各单位（部门）分管档案工作的领导切实负起责任，加强对档案工作的指导与监督，确保兼职档案员及相关人员能够严格按照本通知要求，高质量、高效率地完成档案整理与移交任务。

联系人：李老师13692668815/短号668815

现代教育技术中心

2024年10月21日