各研究生培养学院、全体研究生：

根据学校《关于做好2025-2026学年学生校外住宿管理工作的实施方案》文件精神，结合学校研究生教育管理实际，现将2025-2026学年研究生校外住宿管理工作具体安排如下：

一、申请对象

确有特殊、合理且必要情况在校研究生可提出外宿申请。

二、申请条件

全日制研究生原则上应入住校内指定宿舍。确有以下特殊情形之一者，可提出外宿申请：

（一）家庭就近居住：家庭常住地址在茂名市区内且距离学校不超过3公里，需提供有效证明材料（家庭户口簿复印件、房产证复印件或长期居住证明），以及监护人或紧急联系人有效电话及签名。

（二）身心健康原因：因身体或心理疾病确需特殊居住环境（如需要家人长期照料），须提供县级（区级）二甲及

以上医院出具的诊断证明书复印件，并附学校医务所或大学生心理发展指导中心的相关书面评估意见。申请在家住宿的，需同时提供家庭户口簿和房产证复印件；在外租房的，须提供合法租赁合同复印件（含详细地址、房东联系电话、本人及紧急联系人电话）。

（三）婚育状况：已婚研究生需提供结婚证复印件；育有子女需外宿照顾者，需额外提供子女出生证明复印件及配偶/监护人信息。在外租房的，须提供合法租赁合同复印件（要求同上）。

（四）科研项目需求：因参与学校批准的校外联合培养项目、合作科研课题、实习实践基地项目等，需长期在项目所在地住宿的，需提供项目协议、导师及项目负责人签字确认的证明文件（说明项目必要性、地点、期限）。因科研实验特殊性（如实验周期长、需24小时值守、实验地点偏远等）确需就近租住的，需导师及实验室负责人签字确认情况说明，并承诺加强安全管理。

（五）其他特殊情形：因其他特殊原因确需外宿的，需提交详细书面说明及家长（监护人、配偶）知情同意书（含签名及联系电话），由培养学院和研究生部审核认定。

三、申请与审批程序

（一）个人申请

研究生需完整填写《2025-2026学年研究生校外住宿住宿承诺书》（附件1）、《2025-2026学年研究生校外住宿申请表》（附件2）、《2025-2026学年研究生校外住宿申请汇总表》（附件3），并根据申请条件附上所有相关证明材料复印件。

（二）导师审核

研究生导师为研究生培养的第一责任人。导师收到学生申请后，应严格审核申请理由的真实性、必要性，特别是涉及科研项目、实验需求的情形。导师需与申请研究生及其家长（监护人）进行充分沟通，告知外宿风险及责任，并在《研究生校外住宿申请表》（附件2）上签署明确意见（同意/不同意及理由）。谈话记录填写至《外宿学生家校沟通及学生安全提醒记录表》（附件4）。

（三）培养学院审批

学生提交经导师审核的申请材料至班主任，班主任须与研究生监护人/配偶取得联系，告知外宿的潜在风险、安全须知及学校管理规定，做好沟通记录（如电话记录、微信截图）并纸质存档，并与申请研究生进行专题安全教育谈话。谈话记录填写至《外宿学生家校沟通及学生安全提醒记录表》（附件4）需学生本人签字确认。

培养学院分管领导要高度重视，严格审批，结合导师意见、家长沟通情况及证明材料，严格审核申请资格和材料完整性。

（四）材料提交

申请研究生于6月26日17:00前将本人的附件3电子版发送至研究生部邮箱gduptyanjs@163.com，并将附件1、附件2、附件4纸质版材料提交至官渡校区综合楼717办公室，吴老师，联系方式：0668-2923758。

四、外宿研究生的管理

（一）安全责任主体：外宿研究生是自身安全的第一责任人，家长（监护人）是法定监护人，应履行监护职责。导师对因科研项目外宿的研究生负有重要监管责任。

（二）信息报备与更新：外宿研究生须定期（建议每周至少一次）主动向导师、辅导员及家长报告学习、生活及安全状况。如租房地址或家庭居住地址发生变动，必须重新提交居住证明或租房协议复印件；学生要保证通讯联络随时畅通。

（三）外宿申请时间为一学年，除统一受理时间外，其余时间申请外宿均为中途外宿，已交的住宿费不予退还，申请通过的研究生需自收到正式通知之日起一周内，必须清空个人物品并搬离原校内宿舍床位。

（四）对未办理申请审批手续或申请未获批准但已擅自外宿的学生，各学院要及时向该生及家长(监护人)说明可能产生的后果和个人应承担的责任，要求学生搬回学校宿舍或按规定办理外宿申请手续。凡未经批准，私自外宿的一经发现，学校将根据相关管理规定严肃处理。

附件：

1.2025-2026学年研究生校外住宿住宿承诺书

2.2025-2026学年研究生校外住宿申请表

3.2025-2026学年研究生校外住宿申请汇总表

4.外宿学生家校沟通及学生安全提醒记录表

研究生部

2025年6月19日