各研究生招生培养学院：

为加强研究生的日常管理，规范研究生住宿和退宿的办理程序，结合我校研究生实际，要求2024-2025学年不在学校宿舍住宿的研究生需履行校外住宿的申请手续，相关事宜通知如下：

一、所有本校全日制研究生原则上由学校统一安排在校内指定的学生宿舍住宿。

二、符合外宿条件，必须按规定办理相关手续后方可外宿。

（一）研究生有下列情形之一者，可申请办理校外住宿手续

1、家住茂名市茂南区者（需提供相关居住证明）；

2、因结婚、怀孕、生育、哺乳等情况不适合在校内集体宿舍居住者（结婚证明或妊娠证明）；

3、因课题需要，到外地或外单位做实验半年以上者（需提交指导教师签字的证明书、实验接收单位接收函）；

4、导师为我校兼职指导教师，论文阶段需研究生就近接受指导者（导师要有明确的意见）；

5、经学校同意，联合培养的研究生按照学习计划，需到合作培养单位从事学习者（需出具联合培养协议）；

6、因身心健康原因不适合集体居住学生宿舍的，须提供县级以上医院（或二级甲等以上医院）的证明材料（医疗诊断书、医生建议）。

以上相关证明材料一式三份，研究生本人、二级学院、研究生部各执一份。对利用虚假证明材料取得校外住宿批准或办理了校外住宿手续后却仍在校内住宿者，一经查实学校按有关规定处理，并责令其补交校内住宿费。

（二）审批程序

1、符合申请条件的研究生，真实、准确、负责地填写《广东石油化工学院2024-2025研究生校外住宿申请表》（简称《申请表》）并签署《2024-2025学年学生校外住宿承诺书》，一式三份；

2、导师要电话联系学生家长/配偶，严格审查研究生外宿理由，签署明确意见，并承担审核责任；

3、辅导员要电话联系再核实情况，做好记录；

4、各学院研究生分管领导审查研究生是否符合校外住宿条件，审核相关证明材料是否齐备真实，签署明确意见，并承担审核责任；

5、以学院为单位交研究生部集中办理，其余时间不予办理（新生可在秋季学期入学后办理）。

三、办理时间

6月20日——7月8日，逾期不再受理。

四、相关说明

（一）结合我校研究生实际，校外住宿手续采取“一年一办”。本学年（2023-2024学年）未在校内住宿且已办理过不住宿手续的研究生，若下一学年（2024-2025学年）仍然不在校内住宿，需再次办理申请手续。申请在校外住宿的起止时间必须以学年为单位，本次受理的学年时间段为2024-2025学年。

（二）经批准不在校内住宿的研究生，必须定期向研究生辅导员和导师汇报自己的生活学习情况，并与所在学院、班级保持联系。

（三）研究生因各种情况不在学校住宿但未及时办理退宿手续或退宿手续不全者，视同在校住宿，须在开学初统一交纳住宿费。

（四）在校外住宿期间，研究生承担因校外住宿而引发的生命财产安全责任以及其他责任。

（五）研究生校外住宿地点发生变更，应及时报所在二级学院和研究生部登记备案。

附件：1.广东石油化工学院2024-2025学年学生外宿申请表

 2. 2024-2025学年研究生校外住宿承诺书

          研究生部

2024年6月20日