党政机关办公室担负着一个单位的信息调研、督促检查、综合协调和日常工作运转的职能（办文、办会、办事）。办公室这个中枢机构工作的好坏，直接影响着领导的决策和各项工作的顺利进行。同时，作为机关办公室的文秘工作人员综合素质的高低，也直接反映着一个单位的形象和门面，这就要求文秘工作人员不仅要有较强的政治敏锐性和鉴别力，还要有较高的文字表达能力、严谨的工作作风和综合协调能力，在机关工作人员和群众中有一定的威信。

一、办公室工作人员工作必须严谨，要认清自己和领导的关系，在办公室的作用和职能

作为办公室文秘人员，在日常工作中，应该忠诚服务、牢记宗旨，把握特征，特别要做到说实话、办事实，应认清自己和领导的关系，认清自己在办公室的作用和职能。

（一）文秘人员是领导的口、眼、脑、手、足的延伸

“不是领导贴近领导，不在其位当谋其政；谋而不断，督而不办；没有权利但附着权力。”从这段话上，我们不难看出文秘工作的基本特征。这就是说作为办公室的工作人员，作为领导的参谋和助手，平常和领导贴的最近，做任何事、说任何话都要站在领导的角度和全局的高度去思考问题，要做到眼里有活，脑里装事，多动手勤跑腿；要做到贴近领导边，埋头作奉献；参谋不决断，服务不添乱；行动守规矩，三办（办文、办会、办事）要规范；切莫先得月，淡薄名利圈。要做到做人踏实，做事踏实，实事求是。

（二）新时期秘书工作要努力把实现“四个转变”与灵活性结合起来

在工作中，一是要努力从单纯的收发向搜集信息化转变；二是要从单纯的办文、办会、办事向参谋、助手转变；三是要从单纯凭经验办事向科学化管理转变；四是要从被动服务向主动服务转变，做到会说、会写、会办，并力求优质高效。(“会说”就是汇报况，概括问题一说清楚、二说简练、三说得体、四说深入、五说艺术。“会写”就是要会写办公室常用的文种，还会写文书、应用文、计划总结，调查报告、领导讲话等，还要准确、规范、精练，要做到从办公室出去的都是精品。“会办”就是既有原则又灵活机动，要把按规定办与领导指示办相结合。不管是文件的审核、信息的采集、文章的撰写、会议的准备，还是事务的处理，都要事无巨细，干净利索，认真谨慎，办的完美、圆满。)

（三）核心是提升参谋助手意识

办公室人员综合素质的提高，特别是政治意识、公文的制作格式和文字表达能力，都将影响着参谋和助手的作用，特别是工作措施和各项计划的质量。这就要求办公室人员，既要具备一定的政治理论水平，文化知识和业务素质，又要善于学习，掌握科学的工作方法，吸收先进的工作经验，在实践中予以应用，作到厚积勃发，学以致用。

二、公文的写作、制作、审核应该科学严谨

公文有其权威性、严肃性和指导性，它是传达政令、交流经验、解决问题、报告情况、指导工作的重要工具。在协助领导决策、保证政令畅通、确保机关工作的正常运转方面有着不可代替的作用，它有严格的处理规则和行文要求。因此，作为文秘人员在公文审核过程中，应把握好公文的政策关、文字关、格式关、程序关、实效关。

（一）把好政策关，突出“符合”两字

公文具有很强的政策性。重点审核公文所反映和体现的基本立场和观点，所提出的意见、措施、办法和要求是否符合上级有关规定，同现行的政策有无矛盾；审核文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况；审核文稿中的观点、提法是否正确、办法措施是否符合实际。做到每一个字、每一句话“于法有理”，能够经得起法律的检验、政策的检验、事实的检验。

（二）把好文字关，突出“准确”二字

在公文中有“一字入公文，九牛拔不出”的说法，可见文字的准确表达在公文中就显得尤为重要。审核中，要力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为核心，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。为此，我们首先要分清词表示的准确含义，范围大小、程度深浅，与其它近义词区别；分清词的感情色彩，尤其是分清褒义词、贬义词和中性词；要做到口头语、书面语的区别使用，不同场合认真选择；不要生怪词、方言，使读者和听者有可接受性。看主题是否旗帜鲜明，看结构是否合理、完整和严谨，看内容是否言之有物，是否结合实际，看语句是否符合逻辑、字词使用是否恰当，标点符号使用是否正确、引用事例、数据是否准确。力求把文字技术问题处理在领导签发之前。

（三）把好格式关，突出“规范”两字

在公文的审核中，要严格按照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的要求办。审核重点放在文种使用是否合适，行文形式是否准确，文体体式是否规范，标题有无毛病、发文字号、主送机关、抄送机关等细节有无问题，并进行逐项审核、确保公文格式规范。如本应使用“请示”的文种却误用为“报告”，本应使用“通知”的文种却误用为“决定”，这样就会闹出笑话。

（四）把好程序关，突出“流程”两字

公文制作一般要经过“授意、起草、会稿、审核、签发、挂号、印制、加盖印章、分发、存档”这样一个流程。对起草的公文稿在签发之前进行充分的会稿、审核后由领导签发，未经过校对、核实的不送领导签发。印制中要坚持及时、规范、美观、安全、保密、节约的原则。

（五）把好实效关，突出“实效”两字

在公文起草前要考虑行文是否确有必要、是否行文条件成熟，是否措施切实可行。对内容确有必要、行文条件成熟、措施切实可行，内容确有实效的事项，要第一时间进行起草，并在公文下发后实行限时的公文，按时限办结。没有明确时限的按内容确定基本时限，从速处理。

三、常见公文病例剖析

规范化作为公文处理工作的基本原则，是公文质量的一个客观标准。在实际工作中，各级党政机关在公文的处理上存在的主要问题主要是公文处理不严谨、不规范，随意性大。主要表现在以下几个方面：

（一）公文格式不规范

1、发文字号不规范。发文字号是由发文机关代字、年度及该年度的发文顺序组成。如，“××发〔〕×号”。

（1）“发”、“字”不分。有些单位送给上级的报告，机关代字用“××发”，这是不当的。因为下行文才用“发”，如三坪农场向基层各单位下发通知，就应该是“场党发”或“场发”等，上行文用用“文”或“字”，如三坪农场向上级报告或请示情况，就应用“场党字”或“场子”，而不能上行文用“字”，下行文还用“字”。

（2）括号不当。我们常见到这样的格式：“××发（1998）6号”、“××发[1998]6号”，正确的使用方法应为“××发〔1998〕6号”，括号应该是六角括号。

2、抄报抄送不规范

主要有两种情况：一是该用的“抄报”而用“抄送”。一般来说，发文机关除写明主送上级机关外，还需送其他上级机关的，应用“抄报”。“抄送”是发送同级机关的，发给下级机关的列入“抄发”。二是不同级别的平列。不同级别的单位不应在同一行中并列排列，应该是级别高的在上，级别低的在下，是平行排列的关系。

3、转发标题不当。如十二师、兵团、中央三级下发的通知，兵团转发中央的标题，农十二师再转发兵团的标题，到我场这级又转发十二师使用的标题，这样不仅标题太长，而且烦琐，不符合公文标题制作应该简练、清晰的要求。按照转发公文标题处理的办法，这类标题应该是最低一级党政机关转发最高一级党政机关的标题，正确的用法应是《三坪农场转发中央文明办关于×××的通知》即可。

（二）行文方式不规范

主要表现在主送不当。在机关公文的行文方式中，较多的问题是向上级请示问题，往往是多头主送，本意是想“请示”尽早得到批复。由于多头主送，可能谁都不批，容易造成扯皮推诿，行文意图难以达到。

（三）文种使用不规范

1、该“请示”而误用“请示报告”。

“请示”和报告是两个不同的文种，不能放在一起用。一是“请示”是一文一事，“报告”是一文一事或多事；“请示”是有请示，上级部门必定要批复或答复，“报告”是可以答复或批复，也可不批复，且对报告的批复主要用于对社会做出突出贡献的人和事，或反面材料的人和事上级进行批复后要求大家学习。二是在日常的写作中，作者往往在报告中夹杂有请示的事项，使用很不规范。

2、该用“报告”而误用“函”。

“报告”是上行文，是向上级报告情况，而“函”是平行文，是相互商谈工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准使用的文种。主要有申请函、商洽函、询问函、答复函和告知函五种。在实际的工作中，如我场党委向师党委汇报工作，就应该用“报告”，而我场党委向师财务局、宣传部等部门询问或请示问题，就应该用“函”，而不是报告。

3、该用“通知”的误用“决定”。

如我们每年对人事调整后，使用的都是《三坪农场关于×××等同志任免的决定》，正确的使用方法应该是《三坪农场关于×××同志任免的通知》。因为在公文的词汇中只有任免通知、任免令而没有任免决定的说法，这是语法上的错误，也是典型的文种乱用。

总之，办公室作为任何一个党政机关的中枢机构，具有很强的事务性和政务性的服务功能，这就要求文秘人员必须进一步强化辅助的角色，当好领导的参谋助手。同时，(本文权属文秘之音所有，更多文章请登陆www.网络.com查看)要强化信息工作、督查工作和综合协调的能力；要加强政策、法规的学习，提高文字表达能力，只有这样才能真正实现为党服务，为领导服务，为群众服务的工作宗旨。