第一条  为加强我校货物采购廉政风险防控工作，根据《中华人民共和国政府采购法》、《关于加强我校廉政风险防控工作的意见》（粤委办发电〔2012〕134号）、《关于进一步加强对高等学校若干重大问题监督管理的意见》（粤组字〔2010〕8号）、《广东省普通高等学校贯彻执行“三重一大”决策制度的暂行规定》（粤教工委〔2011〕2号）和《关于加强我省高校货物采购廉政风险防控工作的办法》（粤教监函〔2013〕12号）等法律法规和有关文件精神，特制定本办法。

第二条  本办法所称货物是指计算机设备及软件、办公设备、电器设备、办公消耗用品、通用交通工具、多媒体系统、图书档案设备、印刷设备、发电设备、灯光音响设备、电梯、通用家具、图书资料、制服及相关用品、专用家具、专用物质、专用设备、专用交通工具及实验耗材等。

第三条  货物采购应坚持公开透明、公平竞争、公正廉洁、诚实信用、综合权衡、量力而行和物有所值的原则。

第四条  学校货物采购廉政风险防控应遵循“程序正义、权力制衡、终身留痕”的原则，坚持惩治、预防和教育并举，有效防控货物采购廉政风险。

第五条  本办法中的货物采购廉政风险主要是指我校有关人员在行使岗位权力进行货物采购活动时可能存在滥用权力、谋取私利、损害各采购当事人合法利益造成不良社会影响的风险。

第六条  学校应不断加强对货物采购法律法规制度以及货物采购廉政风险防控的研究，努力达到消除货物采购过程中不同环节廉政风险的目的。

第二章  机构职能与岗位职责

第七条  我校货物采购的最高决策机构是学校党委常委会和院长办公会，审议机构是学校招标投标工作领导小组，监督机构是学校招标投标监督小组。

第八条  学校招标投标工作领导小组由学校分管领导、学院办公室、招标投标办公室、实验室与设备管理处、国有资产管理办公室、后勤服务与管理处、教务处、学生处、科研处、图书馆、教育信息技术中心等部门负责人组成，主要职责有：

（一）全面负责本校货物招标采购工作；

（二）讨论决定本校集中采购和招标工作中的重大事项；

（三）制定与招标、集中采购有关的规章制度；

（四）审定本校“评标专家库”人员资格；

（五）审批招标采购项目公开招标方式以外的其他招标方式。

第九条  学校招标投标工作监督小组由学校分管领导和监察处、审计处、财务处、工会等部门负责人以及部分院（系）党委（总支）书记组成，主要职责有：

（一）制定招标采购监督工作的规章制度；

（二）监督货物招投标采购活动按法定程序和规则运行；

（三）对货物招标采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权并一票否决；

（四）审定并公布招标投标过程中的流标或废标；

（五）受理货物招投标采购工作中的有关投诉；

（六）负责向招标项目派驻监察员。

监察员的主要职责有：

1．监督学校集中招标方式的确定；

2．监督招标信息的发布；

3．监督招标文件和评标方法的制定；

4．监督投标人资格的审查确认；

5．监督开标、评标、定标工作的过程；

6．监督项目合同的洽谈、签订及执行情况；

7．完成学校招标投标监督小组交办的其它工作。

第十条  货物申购单位（部门）项目负责人组织制定货物采购计划及参与验收；申购单位（部门）负责人应根据学校授予权限负责组织申购计划的论证、审核及项目的预验收；物资设备采购主管部门负责人根据学校授予权限负责对申购计划审核审批，组织对购置计划的论证和项目的验收；招标投标办公室负责人组织申购计划的执行；法律顾问负责为我校货物采购决策提供法律意见，配合学校处理货物采购法律、经济纠纷，根据学校安排审查招标文件、合同的合法性。

第十一条  学校内部货物申购单位（部门）审核审批人员、物资设备采购主管部门负责人及审核岗位人员、招标投标办公室负责人及执行岗位人员、监察处、审计处、财务处、国有资产管理办公室监督人员应当掌握相关法律法规政策和学校内部制度，具备货物采购岗位要求的业务能力，依法履行岗位职责。

第三章  建立完善制度

第十二条  学校依法制定货物采购规范性制度和流程的制定程序，加强对货物采购制度和流程的管理，保证文件、记录的规范有效和妥善归档。

第十三条  学校依法制定货物采购政策、执行制度和配套工作流程，保证货物采购项目决策的合法性，并与学校的发展需求相适应，货物质量满足教学科研需要，维护学校合法权益，为货物采购提供工作依据和指引。

第十四条  学校依法制定货物采购经费管理和审计制度及配套工作流程，提高办学经费效益，加强对货物采购活动的审核审批、执行和经费使用等程序的审计。

第十五条  学校依法制定货物采购关键岗位的行为指引制度及配套工作流程，规范关键岗位的权限、责任、义务以及管理、公示、回避、奖惩等内容。关键岗位包括：货物采购计划制定岗位、立项论证和购置论证的组织岗位、审核审批岗位、采购招标岗位、验收岗位、审计岗位、纪检监察岗位、财务结算岗位以及论证专家、法律顾问等。

第十六条  学校依法依规制定货物采购招标文件和合同的形成和审核制度，结合学校实践经验，制定不同性质的货物采购项目的招标文件和合同范本。

第十七条  学校依法依规制定选择代理机构和选择已进入协议采购范围内的供应商、分散采购方式下的供应商的工作规范。

第十八条  学校内部各单位（部门）必须按照《广东石油化工学院招标管理暂行办法》进一步完善招标投标工作程序，规范校内组织的招投标采购方式的确定办法。

第十九条  学校依法制定货物采购质疑和投诉制度，明确质疑和投诉的方法、途径、受理、回应部门的权责及处理程序，保证货物采购活动公开公平公正，培育鼓励竞争的法治环境。

第二十条  学校应按照《高等学校信息公开办法》（教育部令第29号）、《广东石油化工学院信息公开实施细则》（广石化院〔2011〕64号）等文件规定制定和落实本校的货物采购信息公开制度。

第二十一条  学校应制定货物采购经费使用及绩效评价制度，强化货物采购项目建设的责任，提高资金使用效益，保证货物采购计划目标的实现。

第二十二条  学校应定期对货物采购制度和流程的合法性、适宜性、实效性和执行效果进行检查，保证货物采购依法实施并取得实效，消除制度和流程发布以及实施的随意性。

第四章  货物采购流程及廉政风险防控

第二十三条  货物申购单位（部门）根据实际情况填写货物申购计划表，经货物申购单位（部门）负责人签字同意后报学校招标投标工作领导小组存档备案。

第二十四条  上交货物申购计划表后，由货物申购单位（部门）组织立项论证和购置论证，并进行公示、在广泛听取广大师生群众和专家的意见的基础上，再向学校招标投标工作领导小组提交立项论证和购置论证报告。

第二十五条  立项论证和购置论证报告提交后，学校招标投标工作领导小组对货物申购单位提交上来的货物采购计划、立项论证和购置论证报告等相关文件进行审核。涉及金额较大的货物采购，要提交院长办公会研究决定。

第二十六条  货物采购相关文件的审核以及决定后，学校委托学校招标投标办公室进行招标，学校招标投标工作监督小组派出人员在招标过程中全程参与监督。

第二十七条  中标单位确定后，结果上报学校招标投标工作领导小组备案，招标投标工作监督小组对中标合同的签署情况进行跟踪落实。

第二十八条  对采购货物进行验收时，货物验收小组将依照合同进行文件审核和现场验收。

第二十九条  验收报告经学校项目验收小组审议通过的，办理结算手续、入库并进行固定资产登记；无法通过审议的，则要求中标单位按照合同约定进行整改，并进行再次验收，确保整改实效。

第三十条  学校根据货物采购各环节制定运行流程图（见附件），公示廉政风险点，严格管理和监督，加强廉政风险防控及问责，确保采购工作廉洁高效。

第五章  货物采购计划

第三十一条  本章货物采购计划指的是学校内部二级单位（部门）编制的向学校申请立项的计划。各二级单位（部门）需在当年12月底前编制下一年度专项经费的货物采购计划。

第三十二条  货物采购计划的编制应注重货物的长期综合效益，考虑货物市场成熟度、使用效果、售后服务、维护维修和更换成本等因素，不盲目追求最低价格或者高端高价格货物。要勤俭节约、量力而行，所用经费需符合上级要求与学校预算；也要适度超前、实用为主，切实满足教学科研管理服务的需求。

第三十三条  货物采购计划中的各项技术招标应符合政府采购政策、国家行业法规与技术规范、国家安全标准和强制性标准。优先选择环保、节能、国产产品。

第三十四条  需要招标采购的货物，其技术指标与商务要求的设定应当是共性的，不得以单一品牌产品的规格配置、技术指标作为申购项目的技术要求；不得要求或者标明某一特定的专利、商标、品牌、型号、设计、原产地或者制造厂商、供应商等；不得以特有企业资质、技术和商务要求或专项授权证明排斥潜在供应商；不得列有不利于公平竞争的区域或者行业限制的内容；不得在供应商注册资金、注册和办公地点、同类项目经验等上设置不符合国家法律法规和学校规章制度的内容。

第三十五条  图书类采购计划应充分征求教学教辅科研单位意见，围绕学校发展新要求，满足学科建设新需要，明确图书采购计划中各学科及公共类教学需要的图书基本结构和比例，保证图书采购质量，防止为完成采购额度而简单、粗糙地制定采购计划。

第三十六条  货物采购计划一般情况下由货物申购单位（部门）负责编制，多单位（部门）共享的由各单位（部门）共同编制货物采购计划后，经学校分管领导和招标投标工作领导小组研究决定后，委托招标投标办公室负责招标相关事宜。

学校货物采购计划不得委托或者变相委托潜在供应商或者与潜在供应商有利益关联的社会机构编制，不得按照潜在供应商的意图编制货物采购计划。

第六章  论  证

第三十七条  在编制货物采购计划时，货物申购单位应严格按照《广东省普通高等学校贯彻执行“三重一大”决策制度的暂行规定》（粤教工委〔2011〕2号），对货物采购计划进行立项论证及决策。

第三十八条  货物采购计划在立项前，由货物申购单位（部门）及资金使用管理单位组织立项论证，并进行公示、充分听取广大师生群众和专家的意见，再向学校提交立项论证报告。

第三十九条  对校内已立项的货物采购计划在实施前应进行货物购置论证，论证的重点是货物配置、技术指标及商务要求，包括货物数量、配置、技术指标、可靠程度、可维护性、安全性和节能性以及对商务要求的合法性进行评价等。

第四十条  根据采购项目额度、性质的不同，高校货物购置论证可以分别由货物申购单位（部门）组织或者由物资设备采购主管部门组织进行。组织者只负责论证组织，不参与论证；采购项目成员可以用户代表身份参加论证，但不得以论证专家身份参加论证。组织者和论证专家不得发表带有倾向性或其他影响论证公正性的意见，论证专家对论证结论签字负责。

第四十一条  进行货物购置论证时，要严格控制预算，尽可能使得购置货物的成本最经济，货物的使用周期最长，综合效用最高，减少因为追求报价最低而出现质量不符合可持续使用的要求、售后服务不到位、后续维护维修成本高等问题。

第四十二条  进行图书购置论证时，应邀请校内（有条件可邀请校外）教学教辅科研单位的专家参加，根据学校发展规划、学科建设规划进行论证，保证高校优势和特色学科的需要，协调平衡其他学科的需要，把握电子图书和纸质图书的互补关系，结合现有图书资料的情况，在预算范围内进行充分论证。

第四十三条  申购进口货物的论证，按照《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号）规定进行。

第七章  审核与审批

第四十四条  货物申购单位（部门）负责对立项后的货物采购计划进行预审核。预审核的内容包括：拟购货物经费落实情况，现有同类货物的数量及使用情况；预计货物的运行、维护所需经费及解决途径。

第四十五条  货物采购计划预审核通过后，报送物资设备采购主管部门审核。

第四十六条  货物采购计划审核通过后，根据不同额度、性质，由货物申购单位（部门）主要负责人或者物资设备采购主管部门主要负责人或者分管校领导审批。对于大额度的货物采购，审计处、监察处对审批通过后的货物采购计划进行全程审计和监督。

第四十七条  大型科学仪器设备申购由使用单位、职能部门会同其他相关部门审核并进行论证，经院长办公会审批通过后方可实施。

第四十八条  学校委托中介机构制作或者职能部门制作的标书及合同，应经货物申购单位（部门）、审计处或者物资设备采购主管部门审核通过，必要时，法律顾问参与审核。

第四十九条  在采购招标过程中因故需要改变货物主要配置、关键技术指标、关键商务要求时，货物申购单位（部门）负责调整采购要求，要说明原因，并重新向管理部门申报审批后再进行招标。

第八章  采购方式

第五十条  进行货物采购时，必须严格按照货物采购相关法律法规、《广东省政府集中采购目录及限额标准》确定货物采购方式。不得采取化整为零、错开不同时间段进行采购等方式来规避公开招标或者指定某种采购方式。

第五十一条  进行货物采购时可根据《广东省教育部门政府采购实施细则（试行）》（粤教装备函〔2011〕15号）采用教育部门协议采购方式采购货物，提高货物采购效率。

第五十二条  采购进口产品时，应按照《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号）和《关于政府采购进口产品管理有关问题的通知》（财办库〔2008〕248号）等规定办理。

第九章  代理机构与供应商

第五十三条  学校领导与招标投标工作相关关键岗位等人员不得直接指定代理机构和协议采购、分散采购方式下的供应商。

第五十四条  学校应逐步建立健全有效的代理机构和供应商评价体系。重点评价代理机构和供应商的履行合同的能力、合同期内服务能力和表现，努力创造依法、有序、竞争和诚实信用的货物采购环境。

第五十五条  学校应规范工作人员的职业道德和工作行为，与代理机构、供应商建立平等的合同关系，使双方的合作建立在公正和诚实的基础上。

第十章  货物验收

第五十六条  高校货物验收可按照项目性质、额度的不同分别由货物申购单位（部门）或者物资设备采购主管部门组织货物验收小组进行验收。货物验收小组由货物申购单位（部门）、招标投标办公室、实验室与设备管理处、审计处、监察处、后勤服务与管理处、基建与房产管理处、图书馆等相关人员组成。必要时也可邀请专业技术人员参加。

第五十七条  货物验收可按照文件审核和现场验收两阶段进行。文件审核通过后，再进行现场验收。

第五十八条  文件审核主要是对货物采购申请文件、审核审批手续、合同、供应商验收申请、货物申购单位（部门）意见、采购招标部门意见、货物清单等进行审核。重点审核以上文件是否齐全、完整和符合规定，相关的货物配置、技术指标和商务要求在以上文件里是否前后相符，修改部分是否得到审核审批。

第五十九条  现场验收的重点是依据货物采购合同或者文件，对货物的数量、规格、型号、质量进行查验，并通过运行货物检测其各项技术指标。

第六十条  文件审核和现场验收情况应进行记录作出清晰、准确的结论，形成验收报告，负责审核和参加验收的人员应对记录、结论和验收报告签名确认。

第六十一条  货物数量、配置和技术指标等与申购文件、合同不相符时，由供应商按照合同约定进行整改，符合要求后再次进行验收。没有整改或者整改后仍不符合合同约定的，所购货物不得或者暂缓办理结算、入库和进行固定资产登记。

第十一章  文件与记录

第六十二条  学校应加强对货物采购文件和记录的控制，通过强化货物采购文件的审核审批权限和责任的风险防控功能，保证货物采购过程的程序正义、权力制衡；通过规范文件和记录的形成，做好存档，保证货物采购活动的终身留痕。

第六十三条  货物采购文件的控制主要是指：按照货物采购法律法规制度及需要形成文件、审核审批、发布、修改、在审核审批、发布到存档。货物采购记录的控制主要是指：明确内容和填写、签名要求，不得随意修改记录，专人收集、整理记录，现场分类存放记录，备份重要记录，按照档案管理办法归档。

第六十四条  依照国家法律法规和学校规章制度，开展好货物采购信息公开工作，未经学校分管领导与货物采购相关单位（部门）主要负责人批准，非公开发布的货物采购文件和记录原件不得交予供应商。

第六十五条  货物采购文件包括：申请立项或者可行性报告、批准立项文件、采购计划批复文件、申购文件、招投标文件、评标报告，采购结果通知、合同、验收申请、货物质检报告、合格证、验收报告等。

货物采购记录包括：会议的记录和签名、论证的结论和签名、审核审批的具体意见和签名、审计处的结论和签名、法律顾问的意见和签名、招标投标办公室的意见和签名、代理机构的办理意见和签名、招投标结果、合同签署和执行情况、验收报告的结论和签名、结算意见和签名等。

第六十六条  明确货物采购文件和记录的保存媒介、保管责任人、存放地点和保管时间，为货物采购活动的管理、研究提供证据，实现货物采购活动的可追溯性。

第六十七条  建立货物采购活动不同环节的文件和记录范本，规范文件和记录的内容和要求，保证文件和记录合法、准确、完整、清晰。

第六十八条  货物采购文件和记录被修改后，应当及时再次得到批准或者有效确认。未获授权人员，不得对文件和记录进行修改。

第十二章  内部审核与监督

第六十九条  为保障货物采购招标活动按照“程序正义、权力制衡、终身留痕”的原则进行，及时纠正存在的问题和预防风险，学校将对货物采购招标活动全过程进行内部审核。

第七十条  货物采购内部审核由学校临时组成的内部审核组负责，内部审核组由货物采购分管校领导任组长，物资设备采购主管部门承担组织工作，学校监察处、审计处、财务处、国有资产管理办公室、招标投标办公室等部门人员为组员。也可根据实际情况，邀请二级学院（系、部）的专业技术人员和管理人员参加货物内部审核。根据工作需要，内部审核组下设不同审核方向的若干小组。

第七十一条  学校货物采购内部审核组的职责是：审核与货物采购相关各环节、涉及的各单位（部门）执行货物采购法律、法规和规章的情况；审核学校货物采购制度、流程的建设和执行情况；审核与货物采购相关单位（部门）的职能和岗位职责是否符合学校要求和得到准确的理解、执行；审核货物采购相关文件和记录的存档情况；审核不同采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；审核合同执行和验收的情况；组织对审核中发现的问题进行跟踪和整改；了解相关工作人员的职业素养和专业能力；根据审核结果及整改效果形成审核报告报送学校等。

第七十二条  学校货物采购内部审核的流程：以货物采购相关法律法规和学校规章制度、工作流程、部门职能及岗位职责为依据，通过查阅货物采购活动的文件和记录，现场了解或者抽查法律法规、采购制度、工作流程、部门职能、岗位职责的执行情况、货物的到位和使用情况，与相关人员交流等方式进行。审核情况应于审核结束时即时告知被审核单位（部门）负责人，并由内部审核小组成员和被审核单位（部门）负责人签字确认。

第七十三条  在内部审核中发现的问题，被审核单位（部门）应采取纠正和预防措施限时整改，按时完成后报内部审核组。内部审核组将负责跟踪，对整改结果进行验证，确保整改实效，不断提高我校货物采购的规范化和科学化。

第十三章  宣传教育

第七十四条  学校将与货物采购相关关键岗位人员的教育和培训列入学校年度工作计划中，由学校、二级单位（部门）分别组织完成；对关键岗位人员的业务能力、工作业绩和职业道德每年定期进行检查和评价。评价不称职的，应调整岗位。

第七十五条  定期开展学校货物采购的宣传和教育工作，避免空洞、形式主义的宣传教育，将与货物采购相关的法律法规政策融入到制度和流程中，细化到岗位职责、工作要求上，成为货物采购工作的指引和规范，使廉政风险防控成为货物采购工作自然有机的一部分，不断提高相关工作人员的法律意识、风险意识和纪律意识，培育良好的职业道德。

第十四章  责任与追究

第七十六条  学校的院长作为高校的法定代表人，对货物采购项目的管理全面负责；分管货物采购的副院长作为直接领导负责；货物申购单位（部门）、物资设备采购主管部门、招标投标办公室、监察处、审计处等相关部门按照部门职能负责；与货物采购活动各环节相关的人员按照岗位职责负责，同时向上级负责。

第七十七条  负责货物采购决策、管理、执行和监督的人员在货物采购活动中违反货物采购招标相关法律法规，滥用职权，玩忽职守，徇私舞弊的，依法追究行政责任；涉嫌违法犯罪的，及时移送司法机关处理。

第七十八条  学校领导、各二级学院（系、部）、机关各处室负责人及采购招标等关键岗位人员不得违规干预和插手货物采购活动。领导干部不得作出违规的指示或者暗示，与货物采购活动相关岗位人员不得收受投标人、供应商各种形式的利益，违者追究责任，涉嫌违法犯罪的移送司法机关处理。

第七十九条  学校负责货物采购项目、管理、执行和监督的人员有以下行为的给予行政处分：

未经授权或者超权限进行货物采购活动；未经授权修改货物配置和技术指标；伪造货物采购资料；丢失损坏资料；无合法正当理由，拒不执行货物招标采购结果和合同，严重影响学校建设或者造成学校损失。上述行为情节严重的依法依规处理，五年内不得参加货物采购相关工作，情节较轻的进行诫勉；根据违规违纪行为的严重程度，同时对其上级领导进行批评、追究责任。

第八十条  校内人员作为货物采购立项论证和购置论证专家时，在论证过程中不能客观公正地履行职责或者出现违法违规行为的，由学校监察处进行处理，并在五年内不得参加货物采购相关工作。

第八十一条  学校招标投标工作监督小组对教职工和代理机构、供应商的投诉和意见不依法依规处理的，视其情节和造成的后果，对直接负责的单位（部门）负责人及直接责任人进行诫勉，情节严重的给予行政处分。

第十五章  附  则

第八十二条  本办法包含附件《广东石油化工学院货物采购廉政风险防控运行流程图》。

第八十三条  本办法由学校授权招标投标工作领导小组负责解释。

第八十四条  本办法自颁布之日起实施。

 

   附件:广东石油化工学院货物采购廉政风险防控运行流程图.docx