第一条 为加强学校财务管理,规范学校资金支付结算业务行为,根据《中华人民共和国票据法》、《广东省省级预算单位实行公务卡结算试点实施方案》(粤财库〔2007〕15号)、和网上银行(以下简称网银)支付相关规定,结合学校财务工作实际,制定本规定。
第二条 本规定的资金支付结算业务是指:支票、网银、公务卡等。
第三条 支票
(一)支票的使用范围:
支票分现金支票和转账支票。现金支票可在银行直接提取现金。转账支票用于付款人给同一城市范围内的收款单位划转款项,不能提取现金。
学校基本结算账户、学校基本建设户和零余额账户可使用现金支票及转账支票,一般账户只能使用转账支票。
(二)支票购买及保管:
支票的购买及保管由银行出纳负责,空白支票要求与印鉴章不能同一人保管。支票购买由银行出纳填写《购买支票申请书》,并在相关银行购买单据上加盖印鉴后,到相关银行购买。
(三)支票签发要求:
1.支票签发工作由银行出纳负责,银行出纳签发支票时,必须根据审核会计审核无误并经复核会计复核盖章的记账凭证开出。
2.在签发支票前,银行出纳应查实银行存款余额,确保账户不透支,禁止签发空头支票;不得签发远期支票;不得签发无日期或无收款单位或无金额的支票。
3.正确使用现金支票及转账支票。签发现金支票应遵守现金结算管理制度;严禁用现金支票支付现金结算范围外的应付款项。
(四)支票填写要求:
1.签发支票应使用墨汁或碳素墨水填写,字迹清晰,不潦草,无错漏,做到标准、规范,支票正面不能有涂改痕迹,否则应予作废。
2.出票日期按银行要求填写,并符合银行防改写要求。
3.收款人填写要求:
(1)现金支票收款人填写为收款人(或经办人)个人姓名,现金支票交具名人到银行办理取款手续。
(2)转账支票收款人填写为收款单位名称。转账支票用于支付采购款等时,“收款人”必须与对方发票公章一致,特殊情况不一致时,需由对方书面申请,并经财务处负责人批准。转账支票可由收款单位自行办理转账,也可由银行出纳办理转账。
4.金额填写要求:
(1)人民币大写:数字大写。顶格填写,金额前及中间都不得留有可改写空间。金额为“元”或“角”结束的,在“元”或“角”后必须加“整”字结尾,以“分”结束不需任何结尾字。
(2)人民币小写:在最高金额的前一位空白格用人民币符号“¥”填写。数字填写要求完整清楚。
5.用途填写要求:
(1)现金支票支付范围:职工工资、津贴;个人劳务报酬;根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;向个人收购农副产品和其他物资的价款;出差人员必须随身携带的差旅费;1000元以下的零星支出;中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。一般填写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”、“零星支出”等。
(2)转账支票支付范围:适用于办理商品交易、劳务支付、清偿债务和其他往来款项结算,可填写如“货款”、“零星采购” 等。
6.支票存根填写:
(1)支票存根需填写账户、开票日期、收款人、支付金额、用途等信息,与支票联及记账凭证一致。
(2)现金支票必须经取票人在票根上签名。转账支票由收款单位自办入账手续时,取票人在支票存根上签名。
(五)支票印鉴使用:
支票印鉴章实行两位会计人员分管。银行出纳填写支票,并将支票存根附在记账凭证上,支票交由分管印鉴人员核对后加盖银行预留印鉴。印章必须清晰,印章模糊时按银行要求加盖一枚清晰印或作废后重开。
(六)作废与过期支票处理:
支票因填写不合规定、印章不清晰、超过规定支付期限等原因而作废。作废支票由银行出纳在支票正联及存根联同时加盖“作废”戳记,并单独保管。对要求交回银行的作废支票由银行出纳办理交回银行手续,对不要求交回银行的作废支票装订入会计档案。
支票的持票人应当在支票有效期内(目前规定是自出票日起10日内,日期首尾算一天)办理银行付款手续。银行出纳开出支票时应提醒收款人在止付日期前到银行办理支付手续。对过期作废的支票,应收回后再予重开。
(七)支票丢失与挂失:
持票人丢失支票时,银行出纳协助持票人及时办理挂失手续,尽量避免损失。丢失支票造成的损失由持票人承担。
(八)支票使用情况汇总与归档:
银行出纳每月末根据当月支票购买、使用及作废情况填写《支票使用情况汇总表》,印鉴使用人凭《购买支票申请书》核对后盖章确认,对账人员核对支票使用情况后盖章确认。
《支票使用情况汇总表》附上当月《购买支票申请书》及按要求不交回银行的作废支票,与银行账户对账单一起装订入当月记账凭证档案。
第四条 网银
(一)网银是指银行通过互联网或专线网络,为客户提供账户查询、转账结算、在线支付等金融服务的平台。
(二)学校根据与银行签订的网银协议,通过该银行网银系统进行账户查询、电子对账和收付款等业务。
1.财务处网银操作实行三级授权制度:第一级授权制单,由财务处出纳人员负责;第二级授权复核,并授权支付(支付权限单笔金额100万元以下,含100万元),由财务处指定的复核人员负责。第三级授权主管(支付权限单笔金额100万元以上),由财务处授权相关人员负责。上述三级被授权人员统称为网银操作人员。
2.网银操作员必须遵守以上三级授权管理制度,进行相关转账结算、支付等业务。
(三)网银操作员职责:
1.严格遵守学校与银行签订的网银服务协议的要求,按照网银的流程、提示、授权内容和有关操作说明进行正确操作。
(1)第一级制单人员收到会计人员的会计凭证后,对于适宜采用网银支付方式的业务,及时在网银录入收款人名称、开户行、账号、支付金额等相关信息,并保证录入信息准确无误,再将会计凭证传递给授权复核人员。
(2)第二级复核人员收到授权制单人员传递来的已录入网银信息及会计凭证,及时复核已录入的网银信息与会计凭证所有项目准确无误后,才能在网银通过复核程序,复核完成后,授权复核人员对支付权限内(支付权限单笔金额100万元以下,含100万元)的业务进行网上支付,支付权限单笔金额100万元以上的业务传递给授权主管人员。
(3)第三级主管人员(支付权限单笔金额100万元以上)收到授权复核人员传递来的已录入网银信息及会计凭证后,及时对已录入的网银信息与会计凭证所有项目再次复核,准确无误后进行网上支付。
2.网银操作人员应妥善保管和使用客户证书(U盾)及密码,不得提供给未经授权的任何人,操作中务必要正确操作,注意密码的安全,应定期或不定期修改密码,并不得向他人泄露。
3.网银操作人员对所有使用客户证书(U盾)和密码进行的操作负责。
4.网银操作人员在操作过程中,不得离开操作的计算机,必须在操作完毕并取出客户证书(U盾)妥善保管、安全退出网银系统后方能离开计算机。
5.网银操作人员在操作过程中,若计算机发生异常,应及时向财务处负责人汇报。
(四)用于登录网银的计算机,由校信息管理部门进行严格的日常维护,防止病毒侵入,保证系统安全。
(五)用于网银支付的计算机必须专机专用,不得用作其他用途。
第五条 公务卡
(一)公务卡结算方式的适用范围:
原使用现金结算方式支付的小额零星商品服务支出,包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用共16个强制结算目录,应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。使用转账方式结算的仍可继续使用转账结算。
(二)公务卡的办理及保管:
1.申请办理公务卡的教职工如实填写申请表,连同身份证明等资料交给所在部门,由部门汇总交学校财务处办理。
2.公务卡免息期的计算:公务卡免息期为消费日到账单日加20天。消费日是持卡人实际刷卡消费的日期。账单日为发卡行规定日。
3.发卡行按月免费向持卡人提供电子对账单,并及时向持卡人提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。
4.公务卡由持卡人自行保管,若遗失或损毁,由持卡人到发卡行申请补办,并将新的卡号或挂失情况告知财务处备案。
(三)公务卡使用要求:
1.公务卡仅限本人在信用额度使用。
2.公务卡用于公务支出结算,公务支出发生后,由持卡人及时向学校财务处申请办理报销手续。
3.持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金,确有特殊需要,要事先经财务处批准,否则产生的提现手续费、利息由个人负责。
(四)公务卡还款:
1.公务卡用于公务支出结算,持卡人因公务活动使用公务卡消费,并取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和相应的原始发票及消费清单后,持卡人按财务报销程序及时向学校财务处申请办理报销手续。持卡人在未办理报销手续前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。
2.持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在免息还款日前办理财务报销手续的,可在本期免息还款期结束前的七个工作日,通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制《广东石油化工学院借款单》,并提供持卡人姓名、卡号,经部门同意、财务处审核后办理借款手续,于免息还款日前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。
3.为避免因特殊原因,公务卡还款不及时,给持卡人产生透支利息、滞纳金以及个人不良信用记录等,建议持卡人将本人工资卡作为公务卡指定自动转账还款账户,实在不能及时报销还款时,授权发卡行在到期还款日当天,从个人工资卡中自动扣划公务卡的应还金额(工资卡应有足够余额),事后再按正常报销程序办理报销领款手续。
第六条 本规定自公布之日起施行,由学校授权财务处负责解释。